Wer kennt das nicht: Die wichtige Teambesprechung ist vorbei, alle relevanten Punkte wurden besprochen, und dank der Aufzeichnungsfunktion sollte eigentlich alles gesichert sein. Doch dann die Ernüchterung – die Aufzeichnung ist nirgendwo zu finden. Weder in OneDrive noch in SharePoint taucht sie auf, und die Kollegen fragen bereits nach dem Link. Dieses Problem tritt häufiger auf als gedacht und kann verschiedene Ursachen haben, die sich glücklicherweise meist mit ein paar gezielten Handgriffen beheben lassen.
Warum verschwinden Teams-Aufzeichnungen überhaupt?
Microsoft Teams hat in den letzten Jahren mehrere grundlegende Änderungen bei der Speicherung von Besprechungsaufzeichnungen durchlaufen. Früher wurden Aufzeichnungen standardmäßig in Microsoft Stream (Classic) gespeichert, später erfolgte die Umstellung auf OneDrive und SharePoint. Diese Migration sorgt bis heute für Verwirrung, besonders in Organisationen, die noch alte Einstellungen oder gemischte Konfigurationen nutzen.
Das eigentliche Problem liegt oft in den Berechtigungsstrukturen, Speicherplatzbeschränkungen oder fehlerhaften Synchronisationseinstellungen. Manchmal spielen auch veraltete Clients oder nicht abgeschlossene Migrationen eine Rolle. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen ist die Aufzeichnung nicht wirklich verschwunden, sondern versteckt sich an unerwarteter Stelle oder braucht einfach mehr Verarbeitungszeit.
Die häufigsten Ursachen im Überblick
Unzureichende Speicherkapazität
Eine der trivialsten, aber am häufigsten übersehenen Ursachen ist schlicht fehlender Speicherplatz. Wenn das OneDrive-Konto des Besprechungsorganisators voll ist, kann die Aufzeichnung nicht gespeichert werden. Teams zeigt dies nicht immer transparent an, sodass Nutzer im Glauben gelassen werden, die Aufzeichnung würde ordnungsgemäß verarbeitet. Aufzeichnungen können je nach Länge und Qualität mehrere Gigabyte groß sein, weshalb mindestens 10-15 GB freier Speicher eingeplant werden sollten.
Berechtigungsprobleme in SharePoint
Bei Kanalbesprechungen werden Aufzeichnungen im SharePoint-Ordner des jeweiligen Teams gespeichert. Sind die Berechtigungen für den Ordner „Aufzeichnungen“ nicht korrekt konfiguriert oder wurde dieser Ordner gelöscht oder umbenannt, schlägt die Speicherung fehl. Besonders problematisch wird es, wenn Administratoren nachträglich Berechtigungen anpassen, ohne die Auswirkungen auf Teams zu berücksichtigen.
OneDrive-Synchronisationsfehler
Manchmal ist die Aufzeichnung technisch gespeichert, wird aber aufgrund von Synchronisationsproblemen nicht angezeigt. Dies betrifft vor allem Nutzer, die OneDrive lokal auf ihrem Rechner synchronisieren und deren Client veraltet oder fehlerhaft konfiguriert ist. Die Webversion zeigt in solchen Fällen oft Dateien an, die lokal noch nicht sichtbar sind.
Lösungsansätze für verschwundene Aufzeichnungen
Speicherplatz überprüfen und erweitern
Der erste Schritt sollte immer sein, den OneDrive-Speicher zu überprüfen. Als Besprechungsorganisator öffnet man OneDrive im Browser und prüft die Speicherauslastung oben rechts. Ist der Speicher nahezu voll, sollten alte Dateien gelöscht oder archiviert werden. In Unternehmensumgebungen können Administratoren bei Bedarf zusätzlichen Speicher zuweisen. Microsoft bietet leider keine automatischen Warnungen, bevor der Speicher komplett voll ist, weshalb eine proaktive Verwaltung wichtig ist.
Direkten Zugriff über Teams suchen
Oft ist die Aufzeichnung vorhanden, wird aber nicht am erwarteten Ort angezeigt. In Microsoft Teams selbst könnt ihr über den Chat zur Besprechung navigieren. Nach Abschluss der Verarbeitung sollte dort eine Nachricht mit dem Link zur Aufzeichnung erscheinen. Diese Verarbeitung kann zwischen wenigen Minuten und mehreren Stunden dauern, abhängig von der Aufzeichnungslänge und Serverlast. Geduld zahlt sich hier oft aus.
SharePoint-Berechtigungen kontrollieren
Bei Kanalbesprechungen navigiert man zur SharePoint-Seite des Teams, öffnet die Dokumentenbibliothek und sucht nach dem Ordner „Aufzeichnungen“ oder „Recordings“. Prüft hier die Berechtigungen: Mindestens müssen Mitglieder Bearbeitungsrechte haben. Falls der Ordner fehlt, kann er manuell erstellt werden – allerdings mit exakt diesem Namen, damit Teams ihn erkennt.
OneDrive für Business direkt im Browser öffnen
Geht direkt über den Webbrowser zu OneDrive, nicht über den lokalen Sync-Ordner. Sucht dort im Ordner „Aufzeichnungen“ nach der Datei. Manchmal zeigt die Webversion Dateien an, die lokal noch nicht synchronisiert wurden. Stellt sicher, dass die Sortierung nach Datum eingestellt ist, um aktuelle Dateien leichter zu finden. Dieser simple Trick löst erstaunlich viele Probleme.
Teams-Richtlinien überprüfen
Administratoren sollten im Teams Admin Center unter „Besprechungsrichtlinien“ die Einstellung „Cloudaufzeichnung“ überprüfen. Ist diese deaktiviert oder auf bestimmte Gruppen beschränkt, können Aufzeichnungen zwar gestartet, aber nicht gespeichert werden. Dies ist eine häufige Fehlerquelle nach Richtlinienänderungen.
Proaktive Maßnahmen zur Vermeidung des Problems
Richtet Erinnerungen ein, um monatlich den OneDrive-Speicher zu überprüfen. Eine proaktive Verwaltung verhindert böse Überraschungen nach wichtigen Meetings. Bei wirklich kritischen Besprechungen empfiehlt sich eine zusätzliche lokale Aufzeichnung über Software wie OBS Studio. Das mag redundant erscheinen, sichert aber ab, falls die Teams-Aufzeichnung aus irgendeinem Grund fehlschlägt.
Bevor ihr eine kritische Besprechung aufzeichnet, macht einen Testlauf. Startet eine kurze Besprechung mit Kollegen, zeichnet sie auf und prüft, ob die Datei korrekt gespeichert und abrufbar ist. Dies deckt Konfigurationsprobleme auf, bevor sie zum echten Problem werden. Stellt außerdem sicher, dass der OneDrive-Sync-Client auf dem neuesten Stand ist. Veraltete Versionen können Synchronisationsprobleme verursachen, die sich auf die Sichtbarkeit von Teams-Aufzeichnungen auswirken.
Was tun, wenn die Aufzeichnung tatsächlich verloren ist?
In seltenen Fällen ist die Aufzeichnung tatsächlich nicht wiederherstellbar. Dann bleibt nur der Griff zum Papierkorb von OneDrive oder SharePoint – gelöschte Dateien werden dort 21 Tage aufbewahrt. Wenn eine Aufzeichnung nicht erfolgreich hochgeladen werden konnte, wird sie vorübergehend 21 Tage lang gespeichert, bevor sie endgültig gelöscht wird. Administratoren haben zusätzlich Zugriff auf erweiterte Wiederherstellungsoptionen.
Ein Support-Ticket bei Microsoft kann helfen, wenn alle Stricke reißen. Haltet dabei Datum, Uhrzeit und Besprechungsdetails bereit. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass die Erfolgsquote hier begrenzt ist – Prävention ist definitiv der bessere Weg. Mit den beschriebenen Ansätzen lässt sich das Problem in über 90 Prozent der Fälle lösen. Die technischen Hintergründe zu verstehen, hilft nicht nur beim Troubleshooting, sondern macht einen auch zum geschätzten Ansprechpartner im Team, wenn andere vor demselben Problem stehen.
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